Planwijzigingen (aanpassingen in het ontwerp) kunnen in deze fase van het bouwproces zeer verstorend werken. Ze vormen bovendien een belangrijke bron van fouten, omdat er bijna per definitie te weinig tijd is om wijzigingen op al hun consequenties te beoordelen en consequent in alle facetten van het bouw- en uitvoeringsplan door te voeren. Eigenlijk zijn planwijzigingen in dit stadium uit den boze, tenzij ze vallen binnen de marges van flexibiliteit die tevoren is ingebouwd. Soms zijn planwijzigingen onvermijdelijk, bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever tegemoet moet komen aan laat ingebrachte huurderseisen en –wensen.

Zonder een goede procedure voor planwijzigingen zijn fouten onvermijdelijk!

Het is belangrijk om vooraf een goede procedure vast te stellen voor het melden, beoordelen en in alle facetten doorvoeren van planwijzigingen. Onderdelen van zo’n procedure zijn:

  • identificatie van de persoon die kan beslissen over een planwijziging;
  • identificatie van de persoon of personen aan wie een wijziging moet worden gemeld;
  • vaststellen van alle projectpartners die met de wijziging te maken hebben of krijgen;
  • het onderzoeken en communiceren van de consequenties van de wijziging per betrokken projectpartner;
  • het nemen van een go-or-no-go besluit;
  • het opzetten van een workflow en documentflow voor het doorvoeren van de wijziging in alle facetten;
  • het controleren, vrijgeven en distribueren van de documenten waarin de wijziging is doorgevoerd;
  • het innemen van alle verouderde documenten.

Uiteraard is het verstandig om in de ontwerpfase te anticiperen op (late) planwijzigingen door huurderswensen en dergelijke door het inbouwen van de nodige flexibiliteit.